商工会議所や商工会の仕事ができる職員や名物指導員に多く見られることですが、仕事ができる人のところで仕事が集まり結果その人が苦しくなっている人をたまに見かけます。この苦しくなる現象は「タスクスイープ」と呼ばれるものです。タスクスイープは、仕事ができる人が仕事を引き受けすぎて、負担が大きくなり、結果としてパフォーマンスが低下してしまう現象を指します。
商工会議所、商工会の職員は、半公務員的な側面んがあり年次による昇給が多く頑張っても頑張らなくても同一給料のところが多く、「仕事を受けすぎる」「自分が苦しくなる」「モチベーションが下がる」そんな負のスパイラルを避けましょう。
1.チームメンバー間のタスク配分
負担を減らすために重要なのが、チーム内のタスク配分です。チームメンバーには、それぞれの能力や長所に基づいてタスクを割り当てる必要があります。各メンバーの能力を考慮せずに無造作にタスクを割り当てると、仕事量に偏りが生じてしまうことがあります。これを防ぐには、定期的にミーティングを開き、タスクの割り当てについて話し合い、各メンバーが自分の処理できる仕事量を正直に発言することが必要です。
2.品質を確保するためのタスクの見直し
アウトプットの質は、割り当てられたタスクの質に大きく左右されます。タスクの見直しを行い、割り当てられた仕事量に対して現実的な期待値を設定することが重要です。成果物の品質を確保するために、チームメンバーは十分なリソースと手持ちのタスクに関する知識を持つ必要があります。レビューの過程で異常なタスクが見つかった場合は、調整するか、より適切なチームメンバーに再割り当てする必要があります。
3.外注に委託
外注委託は、外部の専門知識を得て、タスクを時間通りに高い水準で完了させるための優れた方法です。時には、タスクを完了するために専門的なスキルや豊富な知識が必要な場合もありますが、そのような場合には、外注先によって必要な能力を確保することができます。外注委託の長所と短所をよく話し合い、チームにとって正しい判断ができるようにすることが重要です。
また、商工会議所・商工会特有の業務として、緊急対策系の書類審査などは、ノウハウを自社で確保したところで次年度にはなくなる事業であったりします。そういった業務こと外部に委託することをお勧めします。
4.過負荷を避けるための休憩時間
チームメンバーにとって、休憩を取り、自分の時間を持つことは重要なことです。一日を通して小まめに休憩を取ることで、ストレスを軽減し、集中力を持続させることができます。また、休憩時間が長すぎると、仕事の流れが滞り、生産性が低下する可能性があります。作業の進行に影響を与えず、チームメンバーが休息できるような、適切なバランスを見つけることが重要です。
そして、勇気をだして有給とりましょう。
初心に帰ろう
この記事を読んでいるあなたは、間違えなく商工会議所・商工会の職員さんでかつ仕事を頑張っている方だと思います。記事を書いている私自身も多くの商工会議所・商工会のやる気のある職員さんと接してきました。大変だと思います。やればやるほど大変になるんです。それでもあなたがしていることは、決して無駄ではないですし、３年後には、支援した事業者さんが芽を出すことがあります。初心に帰ってみてください。あなたが商工会議所・商工会へ入社したとき、あなたはここで何をしようと思ったのかを。
まとめ
担当者負担は、正しい手順を踏めば回避することができます。チームメンバーへのタスクの割り当て、タスクの見直し、アウトソーシング、休憩の取り方などはすべて、タスクをタイムリーに、望ましい品質で完了させるための素晴らしい方法です。これらのステップに従うことで、チームは効果的に仕事量を管理し、生産を前進させることができるのです。
